Học bạ số: Gỡ vướng từ dữ liệu đến pháp lý

Thực tiễn triển khai tại nhiều địa phương cho thấy, để học bạ số vận hành hiệu quả, các nhà trường cần chuẩn bị đồng bộ về hạ tầng công nghệ, dữ liệu, chữ ký số và năng lực quản trị.

Ảnh minh họa ITN.

Tuy nhiên, những vướng mắc về liên thông dữ liệu và hành lang pháp lý vẫn là các “nút thắt” cần sớm được tháo gỡ.

Điều kiện cần và đủ

Học bạ số được kỳ vọng giúp giảm thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy chuyển đổi số trong giáo dục. Tuy nhiên, thực tế triển khai tại nhiều địa phương cho thấy đây không đơn thuần là việc thay thế học bạ giấy bằng phiên bản điện tử.

Ông Nguyễn Hữu Thịnh - Hiệu trưởng Trường THPT Hướng Phùng (Quảng Trị), cho biết nhà trường đã sử dụng hệ thống quản lý học sinh VNEDU nhiều năm và triển khai học bạ số cho học sinh lớp 12 từ năm học 2025-2026. Toàn bộ giáo viên đều được cấp chữ ký số nên quá trình vận hành tương đối thuận lợi.

Dù vậy, theo ông Thịnh, khó khăn lớn nhất hiện nay là việc đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống. Mỗi học kỳ, dữ liệu phải được kết chuyển từ phần mềm quản lý nhà trường lên cơ sở dữ liệu ngành, song vẫn phát sinh vướng mắc do các nền tảng chưa hoàn toàn thống nhất. Ông đề xuất cần sớm chuẩn hóa mã các phân môn như Công nghệ, Ngoại ngữ trên cơ sở dữ liệu ngành để bảo đảm liên thông dữ liệu.

Cùng quan điểm, ông Võ Đăng Chín - Hiệu trưởng Trường Phổ thông dân tộc bán trú Tiểu học và THCS Trà Nam (Trà Linh, TP Đà Nẵng), cho rằng điểm nghẽn lớn nhất hiện nay là thiếu tính liên thông. Theo ông, dù học bạ số đã được triển khai nhiều năm nhưng dữ liệu giữa các năm học vẫn chưa được kết nối liền mạch. Khi học sinh lên lớp mới, thông tin và chữ ký số của năm học trước không hiển thị trên hồ sơ hiện hành, khiến giáo viên phải truy cập từng năm học riêng biệt để tra cứu hoặc in lại dữ liệu.

Bên cạnh đó, việc sử dụng nhiều nền tảng quản lý khác nhau cũng làm gia tăng nguy cơ phát sinh lỗi. Chỉ một sai lệch nhỏ về ký tự hoặc định dạng dữ liệu cũng có thể khiến hệ thống báo lỗi, buộc giáo viên phải kiểm tra và xử lý thủ công. Theo các nhà quản lý giáo dục, học bạ số khó phát huy hiệu quả nếu dữ liệu vẫn phân tán, thiếu chuẩn hóa và chưa có một nền tảng kết nối thống nhất trên phạm vi toàn quốc.

Ở góc độ hạ tầng, ông Võ Thanh Phước, Hiệu trưởng Trường THCS Nguyễn Huệ (Hải Châu, TP Đà Nẵng), cho biết ngay cả khi triển khai trên hệ thống dữ liệu địa phương, tình trạng chậm hoặc nghẽn mạng vẫn xảy ra vào những thời điểm cao điểm.

Khó khăn càng rõ nét hơn tại các địa phương miền núi. Theo ông Võ Đăng Chín, vào cuối năm học, nhiều giáo viên phải tranh thủ nhập liệu vào đêm khuya hoặc sáng sớm để tránh quá tải hệ thống. Với những nơi có đường truyền Internet chưa ổn định, chỉ một lỗi kỹ thuật nhỏ cũng có thể khiến việc xử lý hồ sơ kéo dài hàng giờ.

Theo các nhà quản lý giáo dục, nếu học bạ số được triển khai đồng bộ trên toàn quốc trong thời gian tới, việc đầu tư hạ tầng công nghệ, nâng cao năng lực xử lý dữ liệu và bảo đảm khả năng kết nối liên thông sẽ là điều kiện tiên quyết để hệ thống vận hành hiệu quả.

Hội đồng sư phạm Trường Tiểu học Lê Đình Chinh sinh hoạt chuyên môn chuyên đề chuyển đổi số. Ảnh: NTCC Hoàn thiện mắt xích cuối cùng

Tại Trường Tiểu học Lê Đình Chinh (Hòa Cường, TP Đà Nẵng), khi bắt đầu triển khai học bạ điện tử, nhà trường đã hỗ trợ kinh phí để giáo viên đăng ký chữ ký số cá nhân. Đồng thời, đội ngũ văn thư, giáo viên tin học và cán bộ quản lý được phân công nghiên cứu hệ thống trước để hướng dẫn, hỗ trợ giáo viên trong toàn trường.

Bà Huỳnh Thị Thu Nguyệt, Hiệu trưởng Trường Tiểu học Lê Đình Chinh, cho biết việc chuyển từ ký tay sang ký số ban đầu tạo ra không ít áp lực đối với giáo viên. Đặc biệt, một số giáo viên hợp đồng thay thế giáo viên nghỉ thai sản chưa được cấp tài khoản định danh để thực hiện ký số.

Trong những trường hợp này, nhà trường phải linh hoạt xử lý bằng cách để giáo viên biên chế ký thay sau khi hoàn tất bàn giao chuyên môn hoặc liên hệ giáo viên nghỉ thai sản quay lại hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ. Đây là những vướng mắc phát sinh trong quá trình chuyển đổi mà nhà trường phải chủ động xử lý để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Theo ông Võ Thanh Phước - Hiệu trưởng Trường THCS Nguyễn Huệ (Hải Châu, TP Đà Nẵng), chữ ký số là một trong những khó khăn đầu tiên khi triển khai học bạ số. Hiện nay tồn tại song song hai hình thức là chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp và chữ ký số dịch vụ.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, nhiều giáo viên phản ánh chữ ký số miễn phí đôi khi phát sinh lỗi hoặc mất nhiều thời gian xử lý khi gặp sự cố kỹ thuật. Để bảo đảm công việc, không ít giáo viên phải sử dụng dịch vụ chữ ký số trả phí với chi phí từ vài trăm nghìn đồng cho mỗi chu kỳ sử dụng.

Tuy nhiên, theo ông Phước, những khó khăn kỹ thuật chưa phải vấn đề lớn nhất. Điều khiến các nhà trường băn khoăn là dù đã đầu tư hạ tầng công nghệ, tập huấn giáo viên, trang bị chữ ký số và triển khai học bạ điện tử, nhưng hiện nay học bạ số vẫn chưa được công nhận đầy đủ giá trị pháp lý để thay thế hoàn toàn học bạ giấy. Vì vậy, phần lớn các trường vẫn phải duy trì song song cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Giáo viên vừa thực hiện ký số trên hệ thống, vừa phải in học bạ giấy để ký trực tiếp và lưu trữ. Khi học sinh chuyển trường hoặc chuyển cấp, hồ sơ giấy vẫn là tài liệu bắt buộc trong nhiều trường hợp.

Ông Võ Đăng Chín cho rằng đây chính là nguyên nhân khiến mục tiêu giảm thủ tục hành chính chưa đạt được như kỳ vọng. “Đáng lẽ chuyển đổi số phải giúp giảm việc cho giáo viên, nhưng ở một số khâu hiện nay lại phát sinh thêm công việc”, ông Chín nhận xét.

Theo các nhà quản lý giáo dục, nếu dữ liệu vẫn phân tán, hệ thống chưa được kết nối đồng bộ và hồ sơ giấy tiếp tục tồn tại song song với hồ sơ điện tử, quá trình chuyển đổi số trong giáo dục sẽ khó đạt được mục tiêu giảm áp lực hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác dữ liệu như kỳ vọng.

Theo giaoducthoidai.vn